Facture Exacompta : Comment Remplir

Vous venez de lancer votre micro-entreprise et vous vous demandez comment remplir correctement une facture Exacompta ? Vous avez acheté un carnet autocopiant mais vous hésitez sur les mentions obligatoires à inscrire ?

Rassurez-vous, vous n’êtes pas le seul dans cette situation !

Remplir une facture Exacompta peut sembler compliqué au début, mais c’est en réalité plus simple qu’il n’y paraît. Cette démarche est essentielle pour votre comptabilité et votre conformité légale. Dans cet article, vous découvrirez tout ce qu’il faut savoir pour maîtriser cet outil indispensable à votre activité professionnelle.

Pourquoi choisir un support Exacompta pour vos factures ?

Les carnets Exacompta ont conquis des milliers de micro-entrepreneurs grâce à leur praticité et leur fiabilité. Le carnet manifold factures (référence 3287E) au format A4 de 297×210 mm contient 50 feuillets dupli autocopiants. Chaque feuille se compose d’un original et d’une copie, ce qui vous permet de conserver une trace de chaque transaction.

Le papier autocopiant de 56/57 g/m² garantit une reproduction nette de vos écritures. Avec un poids d’environ 400 grammes par carnet, cet outil reste facilement transportable pour vos déplacements professionnels. Le prix conseillé de 14,25 € en fait un investissement raisonnable pour votre activité.

Cette solution papier présente des avantages non négligeables : pas de panne de batterie, pas de bugs informatiques, et une utilisation immédiate sans apprentissage technique. Pour les artisans, commerçants ou prestataires de services qui se déplacent chez leurs clients, c’est l’outil idéal.

Mentions obligatoires sur une facture Exacompta

Votre facture Exacompta doit contenir plusieurs mentions légales pour être conforme. Voici la liste complète des informations à inscrire :

Identification du fournisseur et du client

Vos coordonnées complètes : nom, prénom (ou dénomination sociale), adresse, numéro SIRET, et pour les micro-entrepreneurs, la mention de votre statut. Inscrivez également les coordonnées de votre client : nom, prénom ou raison sociale, et adresse de facturation.

Informations sur la facturation

La date d’émission de la facture et la date d’exécution de la prestation ou de livraison des produits. Le numéro de facture doit suivre une numérotation chronologique continue (exemple : 2024-001, 2024-002, etc.). Cette séquentialité est obligatoire et ne doit jamais être interrompue.

Description détaillée

Pour chaque produit vendu ou service rendu, mentionnez : la désignation précise, la quantité, le prix unitaire, et le montant total. Cette transparence évite les malentendus avec vos clients et facilite votre suivi comptable.

Calculs et totaux

Indiquez le montant total hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC). Pour les micro-entrepreneurs en franchise de base de TVA, ajoutez impérativement la mention TVA : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».

Conditions de paiement

Précisez les conditions et délais de paiement, ainsi que le taux d’intérêts de retard applicable en cas de retard de paiement. Ces informations protègent vos droits en cas de litige.

Étape par étape : comment remplir une facture Exacompta

Voici un exemple pratique pour remplir correctement votre carnet autocopiant :

Utilisez toujours de l’encre pour remplir votre carnet. Le crayon pourrait s’effacer avec le temps, ce qui poserait des problèmes lors de contrôles. Veillez à bien appuyer pour que la copie autocopiante soit lisible.

Cahier de recettes et registre des dépenses : la tenue au jour le jour

En tant que micro-entrepreneur, vous devez tenir un cahier de recettes et un registre des dépenses. Ces documents complètent vos factures Exacompta et assurent votre conformité fiscale.

Le cahier de recettes

Enregistrez chaque encaissement au jour le jour (ou au fil des encaissements). Pour chaque ligne, inscrivez : la date d’encaissement, le numéro de facture, la nature de la prestation, le nom du client, et le montant encaissé. Si votre recette journalière est inférieure ou égale à 76 €, vous pouvez regrouper plusieurs encaissements sur une même ligne.

L’enregistrement doit se faire de manière chronologique et continue. Aucune altération n’est autorisée : pas de rature, pas de blanc, pas de surcharge. En cas d’erreur, barrez proprement et inscrivez la correction à côté.

Le registre des dépenses

Tenez également un registre de vos achats professionnels. Notez chaque dépense avec sa date, son objet, le nom du fournisseur, et le montant. Conservez tous les justificatifs (factures, tickets de caisse) pendant 10 ans.

Cette tenue comptable facilite vos déclarations de chiffre d’affaires mensuelles ou trimestrielles. Elle vous aide aussi à piloter votre activité et à préparer d’éventuels contrôles fiscaux.

Cas du reçu : utilisation sur le terrain

Certaines situations nécessitent l’émission d’un reçu plutôt qu’une facture. C’est le cas lors d’encaissements immédiats sur le terrain, pour de petits montants ou des prestations ponctuelles.

Un carnet de reçus Exacompta fonctionne selon le même principe que les carnets de factures, mais avec une présentation simplifiée. Vous y inscrivez : vos coordonnées, celles du client, la date, la nature de la prestation, et le montant encaissé.

Pour les micro-entrepreneurs, ajoutez toujours la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». N’oubliez pas de reporter chaque reçu dans votre cahier de recettes pour maintenir une comptabilité cohérente.

Règles légales et bonnes pratiques

Respecter certaines règles vous évite des sanctions et optimise votre gestion administrative.

Conservation et archivage

Toutes vos factures et justificatifs doivent être conservés pendant 10 ans. Rangez les copies de vos carnets Exacompta dans un classeur, à l’abri de l’humidité et de la lumière. Pensez à faire des sauvegardes si vous numérisez vos documents.

Encaissements en espèces

L’encaissement en espèces est limité à 1 000 € maximum par transaction avec un professionnel, et 3 000 € avec un particulier. Au-delà, le paiement doit s’effectuer par chèque, virement ou carte bancaire.

Compte bancaire dédié

Si votre chiffre d’affaires dépasse 10 000 € pendant deux années consécutives, vous devez ouvrir un compte bancaire dédié à votre activité professionnelle.

Sanctions en cas d’anomalies

Les erreurs ou irrégularités dans vos registres peuvent coûter cher. L’amende peut atteindre 75 000 € en cas d’inexactitudes graves. Chaque déclaration de chiffre d’affaires manquante entraîne une pénalité de 52 €.

Quand passer à un logiciel ou un ERP ?

Les carnets Exacompta conviennent parfaitement aux micro-entrepreneurs qui démarrent ou ont une activité modeste. Mais certains signaux indiquent qu’il est temps d’évoluer vers une solution numérique :

Vous émettez plus de 10 factures par semaine, vous perdez du temps à recopier vos données, vous avez besoin de statistiques précises sur votre activité, ou vos clients demandent des factures électroniques.

Un logiciel de facturation ou un ERP vous fait gagner du temps et réduit les erreurs. Il automatise la numérotation, calcule les totaux, et sauvegarde vos données. Cette évolution technologique accompagne naturellement la croissance de votre entreprise.

Questions fréquentes

Comment remplir un carnet Exacompta étape par étape ?

Inscrivez d’abord vos coordonnées complètes en en-tête, puis celles de votre client. Attribuez un numéro séquentiel à votre facture, notez les dates d’émission et d’exécution, décrivez précisément vos prestations avec quantités et prix unitaires, calculez le total, et ajoutez les mentions légales obligatoires comme « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » pour les micro-entrepreneurs.

Comment remplir les recettes dans un cahier Exacompta ?

Enregistrez chaque encaissement au jour le jour en notant : la date, le numéro de facture correspondant, la nature de la prestation ou du produit vendu, le nom du client, et le montant encaissé. Si votre recette journalière est inférieure à 76 €, vous pouvez regrouper plusieurs encaissements sur une seule ligne. Veillez à respecter l’ordre chronologique et n’effectuez aucune rature.

Quelles mentions sont obligatoires sur une facture de micro-entrepreneur ?

Une facture de micro-entrepreneur doit contenir : vos coordonnées complètes avec numéro SIRET, les coordonnées du client, un numéro de facture séquentiel, les dates d’émission et d’exécution, la description détaillée des prestations avec quantités et prix unitaires, le montant total HT et TTC, les conditions de paiement, et impérativement la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » si vous bénéficiez de la franchise de base de TVA.

Où acheter un carnet de factures Exacompta ?

Vous pouvez vous procurer un carnet Exacompta (référence 3287E) dans les magasins de fournitures de bureau, les grandes surfaces, ou directement en ligne sur le site officiel Exacompta. D’autres fournisseurs comme Arc-Registres proposent également des modèles de cahiers de recettes et registres des dépenses adaptés aux micro-entrepreneurs. Comptez environ 14,25 € pour un carnet manifold de 50 feuillets dupli autocopiants.